Le passage d'une commande doit faire l'objet d'une demande écrite du chef de service demandeur au chef de service patrimoine, qui se charge de trouver le fournisseur le mieux disant. Le chef du service demandeur doit s'assurer au préalable que son budget lui permette d'envisager la dépense.

Aucune livraison ne se fait dans le hall du siège. Les colis destinés au siège sont livrés au garage. Afin de s'assurer de la bonne conformité du traitement de la commande, les colis doivent être vérifiés par le chef du service patrimoine ou par un agent du service auquel est destinée la livraison. Les bons de livraison sont déposés à l'agent d'accueil qui les fait parvenir au service patrimoine.

Les commandes doivent être transmises au service finances pour la saisie des bons de commande. Ce dernier les valident et les transmets ensuite au Président pour signature.

La réception et la saisie des mandats sont effectuées par le service finances. Les factures doivent lui être transmises dans un délai de 5 jours maximum, au-delà de cette période, elles ne sont plus acceptées.

Les services demandeurs vérifient et valident les factures en fonction des commandes passées, si les factures ne sont pas validées, le service finances se charge de la suspension des délais de mandatement.